Timski rad tokom izolacije

25. marta 2020.|

Situacija u kojoj smo se svi nenadano zatekli sigurno je imala veliki uticaj na način poslovanja vaše firme. Većina poslodavaca, tamo gde delatnost i tip posla to dozvoljavaju, je nakon temeljne dezinfekcije zatvorila vrata svojih kancelarija i poslala ljude da posao obavljaju iz svojih domova. Za veliki broj zaposlenih ovo predstavlja izazov, s obzirom da se do sada nismo često susretali sa remote načinom rada u ovim razmerama.

Pa čekaj, kako sad ovo? Kako će mi menadžer proslediti uputstva? Kako da nas sedam podelimo posao između sebe? Kako da kolegi iz dizajna pokažem koje elemente vizuala treba izmeniti? Ili još gore, kako da koleginici uz prvu puš-pauzu kažem šta je pas komšinicine sestre sinoć uradio ili zašto nas je učiteljica ponovo pozvala na roditeljski sastanak?

Dok freelancer-i na miru ispijaju drugu jutarnju kafu i podrugljivo se smeškaju jer imaju ustaljenu rutinu i razrađen sistem remote-workinga, značajan broj nas se tek upoznaje sa ovim mnogima potpuno novim režimom.

Istražujući najbolje načine da se efikasno povežemo, obezbedimo nesmetan protok informacija i ne ugrozimo poslovanje firme, došli smo do nekoliko platformi i alata koje vama i vašem timu mogu olakšati život u narednom periodu.

1. Slackza komunikaciju unutar tima

Slack je postao jedan od najčešće korišćenih alata za komunikaciju među timovima. Odličan je za slanje poruka, razmenu i editovanje dokumenata, a velika prednost je i dostupnost na različitim operativnim sistemima.

Dostupan za: Windows, Mac, iOS, Android, Web

Plaćanje: besplatno / plaćaju se dodatne opcije (zavisno od potreba)

PREDNOSTI:

  • Status: U svakom trenutku možete videti koji član tima je online.
  • Komunikacija: Komunikaciju je moguće podeliti po posebnim timovima i grupama, kojima članovi mogu da pristupe ili da napuste po potrebi, tako da niko ne prima informacije koje njima nisu relevantne. Pored toga, svaki član može da komunicira 1-na-1 sa bilo kojim drugim članom unutar privatnog chat-a, bez ometanja glavne teme.
  • Tagovanje: Moguće je tagovati osobu u konverzaciji, kako bi joj se skrenula posebna pažnja.
  • Deljenje dokumenata: Slack vam sada omogućava da drag-and-drop-ujete fajlove (PDF, slike, video materijale), bookmark-ujete važne poruke i pin-ujete ključne dokumente.
  • Deljenje ekrana: Omogućava da sa drugima podelite izgled svog ekrana kako bi uživo videli na čemu radite.
    Ova platforma zapravo zamenjuje mejlove, obzirom da je brža, efikasnija, neformalnija i lakša za upotrebu. Usput, može služiti timu kao izduvni ventil za neformalnu komunikaciju i team-building (ili ogovaranje šefa) 🙂

2. Zoom – za video konferencije

Trenutno možda jedan od najboljih alata za video/audio pozive, konferencijske pozive i kompanijske sastanke, kako između sebe, tako i sa klijentima. Besplatna verzija omogućava pristup do 100 ljudi i sastanak u trajanju od 40 minuta. Dovoljno je da samo jedna osoba (organizator) download-uje Zoom, sazove sastanak i putem mail adrese šalje link za pristup svim članovima. Tako je jednostavno!

Dostupan za: Windows, Mac, iOS, Android, Web

Plaćanje: besplatno / plaćaju se dodatne opcije (zavisno od potreba)

PREDNOSTI:

  • Video pozivi: Mogući su grupni pozivi ili pozivi 1-na-1.
  • Audio pozivi: Grupni ili 1-na-1 pozivi ukoliko face-to-face nije potreban (ili jednostavno ako vam je prljava kosa ili ste još uvek u pidžami – ne preporučuje se!).
  • Webinari: Možete koristiti Zoom da organizujete Webinar.
  • Komunikacija: Članovi grupe mogu slati poruke grupno ili u privatni chat.
  • Deljenje dokumenata: Tokom poziva ili nevezano za njih, moguće je slanje dokumenata u koje svi mogu imati uvid.
  • Deljenje ekrana: Omogućava da sa drugima podelite izgled svog ekrana kako bi uživo videli na čemu radite.

Jednom kada isprobate Zoom, zaboravićete na Skype i sve ostale platforme!

3. Trello – za raspodelu i upravljanje projektima

Jednom rečju – oglasna tabla u realnom vremenu! Trello je još jedan sjajan alat za kolaboraciju i organizaciju projekata, jer omogućava vašem timu da zajedno učestvuje u kreiranju, dizajniranju i dodeljivanju zadataka u direktnom vizuelnom interfejsu. Sa njim se u svakom trenutku zna ko šta radi, koji je rok za izvršenje, dokle je stigao i kako napreduje. Izgled poput table sa stiker nalepnicama gde svaka beleška predstavlja po jedan zadatak ili obavezu. Koristan je u organizaciji kako timskog rada, tako i individualne discipline i praćenja dnevne To-Do liste.

***

Pro-tips: Mi trenutno koristimo Trello kao oglasnu tablu sa podelom zadataka i rokova, Slack za jednostavnu svakodnevnu neformalnu komunikaciju i timske konsultacije, a Zoom za oficijalne kompanijske pozive!

Bonus tip za menadžere: Ukoliko je ovo prvi put da ste se vi i vaš tim susreli sa situacijom da se ne vidite više od nekoliko nedelja (nadamo se da će biti dva, jer Chimp od Champ toliko daje besplatni probni period), evo još jedne sjajne platforme koja vam može olakšati upravljanje timom u ovim teškim trenucima.

Chimp od Champ online procenitelj stepena u kom su vaši zaposleni srećni i zadovoljni. Kad radite remote, pogotovo u slučaju izolacije, nije neobično da se pojave anksioznost, nemir, neraspoloženje i stres. Ovaj alat služi kao merač sreće, na koji zaposleni potpuno anonimno odgovaraju o tome kako se osećaju, šta im smeta, čime su nezadovoljni…

Svakog četvrtka, vašim zaposlenima se na mail šalje online upitnik koji treba da popune.

Svakog petka, vama stiže kompletan izveštaj i analiza njihovog stanja iz prethodne nedelje.

Može biti korisno 😊

 

Čak i tokom izolacije,
Think Smart, Do Smart, Be Smart!